In de Randstad en enkele overige grote steden in Nederland, is sprake van een urgente vraag naar woningen. Met name de verwachte vraag naar binnenstedelijk wonen is de komende jaren groot. Deze binnenstedelijke bouwprojecten kenmerken zich door hun hoge complexiteit en kennen daardoor ook een relatief lange doorlooptijd. Ook van de woningen die de komende jaren niet in de stad gerealiseerd worden, wordt naar verwachting het overgrote deel in stedelijke regio’s gebouwd.

Tegen deze achtergrond is het voor de meeste G32-gemeenten dus van evident belang om regie te voeren op de woningbouwproductie in hun stad en regio. Transparantie naar de markt is daarbij van groot belang. Niet alleen over waar woningbouwontwikkelingen gewenst zijn en aan welke kwaliteitsaspecten deze projecten moeten voldoen, maar juist ook over de wijze waarop de selectie van marktpartijen voor deze projecten verloopt. Voor de (her)ontwikkeling van ‘eigen’ locaties kiezen gemeenten steeds vaker voor een tender om marktpartijen te selecteren. Dat wordt in de praktijk niet altijd op de meest efficiënte wijze gedaan. Hierdoor, en doordat het aantal tenders fors oploopt, neemt de onvrede in de markt toe. Lange procedures, hoge tenderkosten, lage winkansen en onduidelijke beoordelingscriteria zorgen ervoor dat marktpartijen zich steeds vaker gedwongen voelen om ‘nee’ te zeggen tegen deelname aan een tender. Terwijl het vaak juist de wens van (semi)publieke opdrachtgevers is om ‘iedereen een kans te geven’. Deze paradox wordt steeds vaker manifest. Het voorkomen hiervan vraagt van gemeenten om een heldere en gedifferentieerde visie op de wijze waarop ze in hun ruimtelijke projecten tot de selectie en contractering van marktpartijen komen. Onderstaand doe ik daarvoor een aantal concrete suggesties.

Differentieer in de aanpak op basis van stedelijke prioritering en type opgave

Een stadsvisie of stedelijk masterplan vormt een goede basis om op basis daarvan de strategie voor selectie en contractering van marktpartijen uit te werken. De Omgevingsvisie schrijft voor dat in ieder geval het Rijk en alle Provincies een omgevingsvisie moeten vaststellen. Wat mij betreft zorgen ook de grotere Nederlandse gemeenten ervoor dat ze (weer) over een integrale lange termijn visie op de ruimtelijke ontwikkeling van hun stad beschikken. Op basis daarvan kunnen vervolgens de spelregels voor het selecteren en contracteren van marktpartijen worden vastgelegd. Dat kan bijvoorbeeld door het actualiseren van de nota grondbeleid (dat in verschillende gemeenten nog dateert van voor de crisis). Het opstellen van een stadsvisie en het actualiseren van het marktselectiebeleid lijken mij mooie en concrete afspraken voor in de nieuwe collegeprogramma’s na de verkiezingen.

In ieder geval is het van belang dat gemeenten de gebieden en projecten in de stad indelen op prioriteit, omvang, complexiteit én marktinteresse. Hoe belangrijker, groter en complexer een gebied of project, hoe beter dit de keuze voor een (openbare) tender rechtvaardigt. Naarmate gebieden en projecten niet in de top van deze lijst staan, liggen bijvoorbeeld verkoop via een makelaar, één op één processen of ingaan op zogenaamde ‘unsolicited proposals’ meer voor de hand. Dat zonder een tender geen sprake zou zijn van marktconformiteit is overigens een hardnekkig misverstand. Ook bij niet-tenders kan uitstekend een marktconforme aanbieding / transactie geborgd worden.

Een ander element van de analyse betreft de vraag of de opgave in de basis ‘inkoop’ of ‘verkoop’ betreft. Gaat het om een bouwopgave van bijvoorbeeld infrastructuur, openbare ruimte, een school, sportcentrum, bibliotheek of stadskantoor met de gemeente als opdrachtgever dan is een (Europese of nationale) aanbesteding meestal onvermijdelijk. Wanneer het echter gaat om de verkoop van te (her)ontwikkelen grond of vastgoed dan is dat in de regel niet-aanbestedingsplichtig en heeft de gemeente in beginsel de vrijheid om te kiezen voor een vormvrije procedure. Het voordeel daarvan is dat deze naar eigen inzicht, slagvaardig en efficiënt vormgegeven kunnen worden. Waarbij, net als bij een aanbesteding, belangrijke ‘algemene beginselen’ als gelijkheid, transparantie en zorgvuldigheid gewoon van toepassing zijn.

Ook het type marktpartij dat geselecteerd en gecontracteerd wordt verschilt afhankelijk van het type opgave en de beoogde doelstellingen. Ligt bij de aanbestedingen de nadruk op de discipline ‘bouw’, bij de vormvrije procedures ligt de nadruk eerder op ‘ontwikkeling’ en ‘afname / belegging’. De afbeelding onderaan het artikel brengt dit vereenvoudigd in beeld. 

Tender ontwikkelopgaven innovatief en zo efficiënt mogelijk

Zeker niet alle ontwikkelopgaven van (semi)publieke grond- en vastgoedposities vragen dus om een tender. Voor de omvangrijkere en complexere projecten met hogere prioriteit is een tender in potentie zeker een waardevol instrument, mits goed ingezet. Voor een succesvolle tender is het anno 2018 echter van groot belang om een zo efficiënt mogelijk proces te doorlopen. Dat wil zeggen, met duidelijke en transparante spelregels vooraf, met een relatief korte doorlooptijd, met een beperkte en zo scherp mogelijke uitvraag aan de markt en met behoorlijke deelnamevergoedingen. Hoe doet u dat als gemeente, provincie of corporatie? Onderstaand volgen negen concrete tips en adviezen om te komen tot een innovatief en efficiënt tenderproces:

• Formuleer vooraf een concrete en gedragen doelstelling. Wat is het beoogde eindresultaat en wanneer is de tender dus succesvol? Wanneer het doel voor alle betrokkenen duidelijk is dan is de tender vervolgens het middel om dat doel te bereiken. Deze ‘open deur’ blijkt in de praktijk toch lang niet altijd vanzelfsprekend te zijn.
• Kies waar mogelijk voor een vormvrije procedure. Structureer de uitvraag dusdanig dat geen (Europese of nationale) aanbestedingsprocedure gevolgd hoeft te worden. De ervaring leert dat dit bij opgaven die verkoop van grond en/of vastgoed betreffen goed mogelijk is. Vaak is het beperken van de inhoudelijke eisen en het afzien van een bouwplicht hiervoor al voldoende. Overigens zijn er diverse (juridische) alternatieven om zonder bouwplicht toch voortgang in het project af te dwingen.
• Tender bij voorkeur meervoudig onderhands. Openbare tenders waaraan tientallen marktpartijen meedoen zorgen voor onnodig hoge tenderkosten aan zowel de kant van de opdrachtgever(s) als aan de marktkant. Op basis van een gedegen marktanalyse kan in veel gevallen prima een onderbouwde voorselectie van partijen plaatsvinden. Deze partijen kunnen vervolgens gericht uitgenodigd worden voor deelname aan de tender.
• Verschuif van planselectie naar partnerselectie. Richt de tender niet op het beste plan en het beste (grond)bod, maar op de selectie van een betrouwbare en gecommitteerde ontwikkelpartner (gebiedsontwikkeling blijft mensenwerk). Er zijn een aantal goede voorbeelden in het land waar getenderd wordt op basis van visie op de opgave, kernkwaliteiten en ervaring van het consortium en bereikte resultaten / referenties.
• Voer een open dialoog met de marktpartijen. De beste manier om voor belangrijke, omvangrijke en complexe binnenstedelijke projecten een partner of plan te selecteren is om dat niet schriftelijk te doen, maar in de vorm van een dialoog. De dialoog zorgt er in de eerste plaats voor dat de betrokken mensen elkaar leren kennen. Bovendien ontstaat en groeit vertrouwen, worden kansen gezamenlijk ontdekt en kunnen risico’s worden weggenomen. De dialoog levert bovendien vaak hogere financiële biedingen op en verrassende plannen die gemeenten vooraf niet direct zelf hadden bedacht. Waardecreatie op zowel kwaliteit als geld dus.
• Maak gebruik van de lokale en bottom-up energie en ontwikkelkracht. Vroegtijdige en actieve participatie van bewoners en bedrijven speelt in steeds meer binnenstedelijke bouwprojecten een rol: bottom-up stedelijke ontwikkeling. Vaak beschikken deze lokale spelers over veel enthousiasme, betrokkenheid, kennis en goede ideeën. Deze energie en ontwikkelkracht kan ook in tenders benut worden. Zeker de tenderprocessen waar een dialoog onderdeel van uit maakt lenen zich hier goed voor.
• Durf inhoudelijk (meer) los te laten. Dit is zeker bij een partnerselectie van toepassing, maar geldt ook voor tenders waarbij ‘het beste plan’ wordt geselecteerd. De kunst is om in de uitvraag een aantal heldere kaders te stellen maar verder zo min mogelijk met harde eisen ‘dicht te timmeren’. Ambities en wensen formuleren is prima, maar daag de marktpartijen daarop uit op een manier die hen veel ruimte en flexibiliteit biedt.
• Benut de kennis van innovatieve (light) voorbeelden. In drukke tijden en bij complexe opgaven is het terugvallen op bekende procedures een begrijpelijke reflex. Toch zie ik in de praktijk nog regelmatig dat angst, starheid, onwetendheid of een combinatie daarvan, ervoor zorgen dat te zware tender- en aanbestedingsprocedures worden toegepast. Dat is zonde en vergroot de kansen op een succesvolle procedure zeker niet. Er zijn gelukkig veel goede ‘light’ alternatieven beschikbaar. Het vraagt echter lef om, soms tegen de goedbedoelde adviezen van interne juristen in, toch voor dergelijke nieuwe en innovatieve tendervormen te kiezen.
• Werk met kleine en slagvaardige (tender)teams. Voorkom de valkuil van enorme projectteams van soms vijftien tot twintig vakdeskundigen. Organiseer uw interne tenderteam dus niet op basis van individuele deelbelangen, maar vorm een klein en efficiënt team dat de integrale verantwoordelijkheid krijgt. Ook relevante marktkennis dient onderdeel van dat team uit te maken. Daarmee borgt u dat de uitvraag aansluit op de werkwijze en actualiteit van de markt. De overige vakdeskundigen zijn dan wel betrokken, maar vanuit de tweede ring.

Benut de kansen van schaalvergroting

Gezien de verwachte woningvraag in de stedelijke gebieden de komende jaren, is ook het aspect schaalgrootte van belang. Wanneer voor een tender als marktselectie instrument wordt gekozen, maakt het in termen van doorlooptijd en proceskosten vaak niet eens zo heel veel uit of het gaat om 100 of meer dan 1.000 woningen. Dit maakt het tenderen van relatief grotere woningaantallen aantrekkelijker, zowel voor de publieke opdrachtgevers als voor (consortia van) marktpartijen. We verkleinen daarmee het aantal tenderprocedures en kunnen meer energie stoppen in de tenders die resteren. Kies dus waar mogelijk niet voor een ‘plot-voor-plot strategie’, maar tender grootschaliger op gebiedsniveau. Voorbeelden als de Bijlmerbajes in Amsterdam en de Cartesiusdriehoek in Utrecht laten zien dat dit ook na de crisis prima kan.

Wie durft?

Het bovenstaande is dus zeker geen pleidooi voor meer tenders, integendeel. Het gaat er in alle gevallen om dat de selectiemethoden in verhouding staan tot de opgave in termen van omvang, complexiteit en belang voor de stad. Het begint dus met het opstellen van een tenderstrategie op basis van een analyse en prioritering van de gebieden en projecten in de stad. Wanneer voor de meest belangrijke, complexe en omvangrijke projecten voor een tender gekozen wordt, is het anno 2018 van belang om deze zo efficiënt mogelijk vorm te geven. Daarmee vergroten opdrachtgevers de kans op een succesvol project en voorkomen ze dat marktpartijen vroegtijdig afhaken.

Maarten Kievits is Director bij Fakton Consultancy en gespecialiseerd in Verkoop in Dialoog